• Расскажите собравшимся (в том числе свидетелям, секретарю, ведущему протокол, и представителю профсоюза) о предстоящем интервью.
• Сообщите причину проведения дисциплинарного интервью. Подчеркните, что подобное мероприятие является составной частью мер по поддержанию дисциплины в организации, гарантирующих равный и беспристрастный подход ко всем сотрудникам.
• Опишите структуру проводимого интервью: сначала вниманию собравшихся предлагается обвинение, выдвинутое против сотрудника, затем ему предоставляется слово в свою защиту. Вкратце изложите суть дела.
• Детально изложите суть обвинения, указав дату и время нарушения дисциплины. Если обвинение будет представлено собравшимся не в самом начале дисциплинарной процедуры, вкратце
опишите предыдущие стадии процесса, предпринятые действия и полученные результаты.
• Вызовите свидетелей, которые смогут поделиться с вами сведениями о том, что они видели, слышали или знают. Если свидетели не могут явиться лично, зачтите их письменные свидетельства. Разрешите сотруднику отвечать на обвинения.
Позвольте обвиняемому сотруднику защитить себя
• Позвольте сотруднику ответить на обвинение, разрешив ему представить доказательства своей невиновности, назвать свидетелей и сделать заявления.
• Внимательно выслушайте все, что говорит сотрудник. Не перебивайте его.
Обсудите обвинение. Позвольте обеим сторонам задать вопросы, особенно касающиеся неоднозначных моментов в доказательстве. Задайте открытые вопросы для получения представления относительно общей картины и более точные вопросы в целях получения определенной информации. Важно осознать, были ли какие-либо неучтенные обстоятельства, объясняющие некорректное поведение сотрудника. Позвольте сотруднику предложить способы решения возникших проблем.
Подытожьте обвинение. После завершения дискуссии повторите основные положения обеих сторон и подведите итог всего обвинения. Как только резюме будет согласовано обеими сторонами (в целях достижения точности), отложите интервью, чтобы подумать о том, что следует предпринять и необходимо ли дальнейшее расследование. Попытайтесь все сделать как можно быстрее, чтобы не вызывать беспокойства и сомнения у сотрудника.