Н.д. представляется каждым налогоплательщиком по каждому налогу, подлежащему уплате этим налогоплательщиком, если иное не предусмотрено законодательством о налогах и сборах, по месту учета налогоплательщика на бланке установленной формы. В случаях, установленных НК РФ, Н.д. может представляться на дискете или ином носителе, допускающем компьютерную обработку. Бланки Н.д. предоставляются налоговыми органами бесплатно. Формы Н.д., если они не утверждены законодательством о налогах и сборах, разрабатываются и утверждаются МНС РФ.
Н.д. может быть представлена в налоговый орган лично или направлена по почте. Налоговый орган не вправе отказать в принятии декларации и обязан по просьбе налогоплательщика проставить отметку на копии Н.д. о принятии и дату ее представления. При отправке Н.д. по почте днем ее представления считается дата отправки заказного письма с описью вложения.
Н.д. представляется с указанием единого по всем налогам идентификационного номера налогоплательщика в установленные законодательством о налогах и сборах сроки. Налоговые органы не вправе требовать от налогоплательщика включения в Н.д. сведений, не связанных с исчислением и уплатой налогов. Инструкции по заполнению Н.д. по федеральным, региональным и местным налогам издаются МНС РФ по согласованию с Минфином РФ, если иное не предусмотрено законодательством о налогах и сборах.
Внесение дополнений и изменений в Н.д. регулируется ст. 81 НК РФ.
Правила ст. 80 и 81 НК РФ о Н.д. распространяются также на порядок декларирования данных, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, поступающих в государственные внебюджетные фонды. При этом органы фондов, осуществляющие контроль за уплатой налогов и сборов, поступающих в эти фонды, разрабатывают формы и порядок заполнения Н.д.