Лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления работодатель обязан выдать работнику др. трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу 1-й страницы. Д.т.к. заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений). Если работник до поступления на работу к данному работодателю уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении Д.т.к. в раздел «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на работу к данному работодателю, подтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. В графе 4 Д.т.к. указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих предшествующий стаж его работы.